Tips & tools om op afstand te werken in de Corona crisis

Momenteel leven we in een vreemde tijd. Het Coronavirus heeft niet alleen ons land, maar de hele wereld in zijn greep. Dit heeft enorme impact. Voor de gezondheid van de getroffenen, op ons sociale leven, maar zeker ook economisch. Alle bedrijven wordt opgedragen om zo veel als mogelijk werknemers vanuit huis te laten werken. Dit maakt veel zaken, waaronder de communicatie, wel een stuk lastiger. Daarom willen we je graag op weg helpen met een aantal handige tips en tools voor werken op afstand.

1. Maak duidelijke afspraken en planningen

Zorg dat er duidelijke afspraken worden gemaakt voor iedereen binnen het team/bedrijf. Leg deze afspraken ook vast (bijvoorbeeld in een e-mail of gedeelde agenda). Afspraken helpen structuur in je werk te krijgen, en zo productiever te zijn.

Tools

2. Vergaderen op afstand

De wekelijkse maandag-ochtend vergadering hoeft echt geen maanden afgelast te worden. Het moet gewoon even net iets anders.. vanaf huis. Door gebruik te maken van een chat programma blijf je gemakkelijk met jouw collega’s in contact. Naast chat is videobellen ook een optie. Twee handige gratis programma’s die wij aanraden:

Tools

3. Zorg voor zo min mogelijk afleiding

Voor sommigen is thuiswerken een uitkomst, maar voor anderen juist een uitdaging. Wellicht werk je thuis terwijl ook de kinderen thuis aan het spelen zijn. Of haalt je partner en/of huisdier je ongewild uit je concentratie. Ben je ervan bewust wie of wat een afleiding vormt en neem maatregelen. Doe bijvoorbeeld de deur van je werkkamer dicht, zet een muziekje op (of juist niet) en bespreek de situatie met de mensen in huis.

Tools

4. Wachtwoorden

Maakt jouw bedrijf al gebruik van een password manager? De kans is groot dat je wel eens in moet loggen op een systeem waar je bedrijf gebruik van maakt. Tegenwoordig maken veel mensen en bedrijven gebruik van een wachtwoord manager. Zorg er dus voor dat je dezelfde wachtwoord manager ook thuis installeert. Je kan dan gemakkelijk overal inloggen, zonder dat je alles zelf hoeft te onthouden.

Tools

5. Werken via een VPN verbinding

VPN staat voor Virtual Private Network. Via een VPN verbinding kun je gemakkelijk inloggen op het bedrijfsnetwerk. Hierdoor krijg je vanuit huis toegang tot bijvoorbeeld bedrijfsbestanden, -applicaties en -printers. Door gebruik te maken van een VPN verbinding kun je met gemak al jouw werkzaamheden vanuit huis uitvoeren.

VPN verbinding opzetten Windows

support.microsoft.com/nl-nl/help/20510/windows-10-connect-to-vpn

VPN verbinding opzetten Mac

support.apple.com/nl-nl/guide/mac-help/mchlp2963/mac

Werken op afstand biedt ook kansen

Geen reistijd, meer tijd over

Mensen leggen verschillende afstanden af om naar het werk te komen. Maar alle afstanden zijn groter dan die van jouw bed naar de werkkamer. Dat scheelt tijd. Tijd die nuttig besteed kan worden. Zo blijft er tijd over om de klusjes te doen die normaal gesproken blijven liggen, blijft er tijd over om eventueel over te werken of gebruik je deze tijd om nog even lekker in bed te blijven liggen. Hoe deze tijd ook gebruikt wordt, voor de meeste werknemers zorgt dit voor minder stress.

Flexibiliteit

Buiten geplande (online) afspraken om kun je thuis vaak een stuk flexibeler werken. Moet je bijvoorbeeld even een boodschap doen of de was aanzetten. Deze tijd haal je een stuk makkelijker in wanneer je vanuit huis werkt. Met het wegvallen van de reistijd hou je vaak nog steeds tijd over. Zorg wel dat je van te voren afspraken maakt over hoe flexibel je kan zijn binnen jouw werk. Heb je een baan waarbij je standaard tussen 9 en 5 bereikbaar moet zijn? Dan zul je toch die boodschap buiten deze tijden om moeten plannen.

Lager ziekteverzuim, makkelijker doorwerken bij milde klachten

Door thuis te werken is het voor mensen die zich ‘ziekjes’ voelen makkelijker om toch nog wat te werken, waar dezelfde mensen zich wellicht niet goed genoeg voelen om een uur van en naar het werk te reizen of constant van bureau naar bureau te moeten lopen. Als het moet kun je zelfs met je laptop vanuit je bed werken. Niets mis mee natuurlijk! (Tenzij voor de ene Skype meeting de webcam aan moet 😉 )

Verbeterde concentratie

De concentratie hoeft er zeker niet per se slechter van te worden. Zit je normaal gesproken met veel mensen op een kantoor? Dan zul je waarschijnlijk toch regelmatig (bewust of onbewust) afgeleid worden van je werk. De mate van het concentratievermogen is met thuiswerken natuurlijk sterk afhankelijk van jouw persoonlijke thuissituatie. Ben je alleen thuis, met je vriend of vriendin of rennen er ook nog kinderen rond? Mensen met een rustige thuissituatie kunnen zich over het algemeen thuis beter concentreren dan op kantoor. Goed voor de productiviteit dus!

Delta IT werkt door – vanuit huis

Ook wij van Delta IT geven (natuurlijk) gehoor aan de maatregelen van het kabinet. Dat wil zeggen dat we onze afspraken momenteel graag online voortzetten. We zijn flexibel in de manier waarop, zelf kiezen we vaak voor Skype. Wil je ons graag face-to-face spreken? Dan zetten we met alle plezier de webcam aan 🙂

Onze branche is niet gebonden aan een fysieke ruimte, dus wij ook niet. Onze werkzaamheden gaan gewoon door zoals je van ons gewend bent. Wil je een (nieuwe) website laten maken, heb je vragen over SEO of adverteren of wil je ons graag ergens anders over spreken? We horen het graag!